De fångar stämningen på jobbet – 27 gånger per dygn

Efter arbetspasset samlas hela teamet framför datorn för några minuters reflektion. ”Fånga passet” har förbättrat kommunikationen mellan medarbetarna och skapat bättre förutsättningar för en god arbetsmiljö på miva/hia vid Södersjukhuset i Stockholm.

Hjärtstopp, snabba transporter och plötsligt försämrade tillstånd hos svårt sjuka patienter. Det är vardag på medicin- och hjärtinstensiven vid Södersjukhuset i Stockholm, där det bedrivs intensivvård, intermediärvård och hjärtintensivvård.

Här finns i dagsläget 18 vårdplatser och runt 150 medarbetare, av vilka de flesta jobbar treskift. Det höga tempot och den oförutsägbara belastningen har gjort arbetsmiljön pressad.

– Häromdagen kraschade en patient precis när vi hade avstämning. Sedan rullade det bara på, det är snabba bud hela tiden, säger intensivvårdssjuksköterskan Anna Dahlgren.

Just kommunikationen mellan medarbetare identifierades som ett problem för några år sedan. Efter tunga pass gick personal alltför ofta hem med en känsla av otillräcklighet och otillfredsställelse. Det skapade oro som påverkade arbetsmiljön negativt.

– Ibland kanske man fick höra ”bra jobbat!” i dörrkarmen innan man gick hem. Men vad gjorde jag bra? Det kan vara svårt att ta till sig feedback som inte är specifik. Då är det bättre med ”Gud, vad bra att du blandade den där sprutan till mig när jag behövde det”, säger intensivvårdssjuksköterskan Lina Hasselgren, som är en av tre vårdenhetschefer.

Inspiration från Uppsala

Vid en kongress snappade sektionschefen upp något som kallades ”Fånga dagen”, som användes på iva vid Akademiska sjukhuset i Uppsala. Det var ett enkelt verktyg som kanske kunde bidra till förbättring.

På Södersjukhuset utvecklades en egen variant, kallad ”Fånga passet”. Efter avslutat pass fyller varje team i ett formulär där de i grupp ”betygsätter” patientsäkerhet, vårdtyngd och arbetsmiljö i tre nivåer: grönt, gult och rött. Det ger en ögonblicksbild av arbetsbelastningen och stämningen, men också en helhetsbild över tid.

Eftersom de är nio team på varje arbetspass blir det 27 avstämningar sammanlagt per dygn.

– I Uppsala använde de fysiska blanketter. Det skulle bli väldigt många papper att hålla reda på, 27 blanketter per dygn. De hade en sekreterare som sammanställde resultatet, och den resursen hade inte vi, säger intensivvårdssjuksköterskan Mimmi Isaksson som är vårdutvecklare och utbildningsansvarig på miva/hia på Södersjukhuset.

Hon och kollegorna undersökte möjligheten att skapa en digital motsvarighet. Det visade sig att samma verktyg som redan utnyttjades för att göra interna enkäter gick att använda även för ”Fånga passet”. Under några studiedagar fastslog medarbetarna vad de olika färgkoderna skulle innebära konkret inom varje kategori. Dessa har nyligen uppdaterats.

Idag innebär grön markering för patientsäkerhet bland annat att ronden genomförts med alla medarbetare delaktiga, att planerade uppgifter utförts och följts upp, att den medicinska utrustningen kontrollerats, att rutiner kring omläggningar, bytesintervall och hygien följts samt att läkemedelshantering och förflyttningar skötts på ett säkert sätt. Om något inte fungerat och man exempelvis har tvingats be om hjälp av personal utanför teamet ska passet markeras som gult. Vid allvarliga missar där riskfyllda situationer uppstått eller incidenter som lett till skador skett ska passet rödmarkeras.

När arbetsmiljön skattas ligger fokus på kommunikationen. Förskjuten rast ska ge gult resultat och förekomst av hot och våld, ohanterlig mängd arbetsuppgifter eller otrygghet och stress ska markeras som rött.

Ersätter inte avvikelserapport

Vårdtyngden värderas utifrån att alla uppgifter hinns med, som mobilisering, bytesintervall, omläggningar och information till anhöriga. Bort- och omprioriteringar, stort patientflöde och brist på personal med rätt kompetens är några anledningar att gul- eller rödmarkera.

– När det blir gult beror det oftast på svårt sjuka patienter som kommer in väldigt hastigt, att det är många apparater på plats eller allvarliga situationer där en inneliggande patient plötsligt försämras. Det kan vi inte göra så mycket åt, säger Anna Dahlgren.

Både vid rött och gult finns påminnelse i manualen om att skriva en avvikelserapport.

– Röda pass kommer alltid att finnas. Vårt intag består till 95 procent av patienter från akuten, vilket leder till perioder med högt patienttryck och att det kommer in svårt sjuka patienter som måste tas omhand omedelbart, säger intensivvårdssjuksköterskan och vårdenhetschefen Fredrik Warberg.

Det finns också möjlighet att skriva kommentarer, något som uppmuntras vare sig passet flutit bra eller dåligt.

– Varje månad får vi ett stort material som ligger till grund för det systematiska kvalitetsarbetet. Framöver hoppas vi få fler kommentarer på gröna pass, då kan vi förhoppningsvis även identifiera framgångsfaktorer, säger Mimmi Isaksson.

En gång i månaden presenteras resultatet av ”Fånga passet” på APT.­

– Det blir ett sätt att visualisera för medarbetarna hur arbetssituationen ser ut. Ibland finnas en generell upplevelse av att det varit jättetungt en tid, men när vi tittar på hela månaden så har det varit åttio procent grönt. Då måste vi fundera: Var det bara en tung vecka eller är det något vi måste förändra? säger Fredrik Warberg.

Chans att säga förlåt

Mimmi Isaksson klickar fram den senaste månadens resultat på den stora skärmen i konferensrummet. Den visar 83 procent grönt, 14 procent gult och tre procent rött.

– Om de gula passen närmar sig tjugo procent måste vi titta närmare på när de uppstår. Är det alltid på eftermiddagen? Ja, då kanske vi behöver stärka upp med mer personal just där, säger intensivvårdssjuksköterskan och vårdenhetschefen Caroline Schelin.

Mest konkret tycks ”Fånga passet” ändå påverka de enskilda medarbetarna i stunden de stämplar ut.

– När man reflekterar direkt efter passet får man chans att be om ursäkt. Om jag har fräst till mot Anna, då kan jag säga förlåt och förklara varför jag var stressad i just den situationen, säger Fredrik Warberg.

Lina Hasselgren upplever att nya och inhyrda medarbetare uppskattar det:

– De säger att de går härifrån med en bra känsla i kroppen. Om man får bekräftat att det var ett särskilt ansträngande pass så är det lättare att släppa det: ”Fasen vad vi slet, men nu går vi hem!”