Morgonen är tidig. I den lilla smatten till rapportrum sitter distriktssköterskan Tommy Ring, med glasögonen på nästippen. Kring honom sitter vårdbiträden och en undersköterska som tillhör en av Hallsbergs hemtjänstgrupper. Strax ska de få rapport om sina patienter.

Med pennan med grönt bläck, som hänger i ett snöre från taket för att finnas på plats, signerar Tommy Ring dagordningen. Den finns i en pärm med en rygg av guldfärgad plåt. Dagordningen redovisar vilka omvårdnadsuppgifter som ska utföras med patienterna idag, och vem som ska göra vad. På listan står också vilka uppgifter som utförs av undersköterska eller vårdbiträde, på delegation av distriktssköterskan. Det kan handla om att ge insulin, ta ett blodprov eller lägga om ett sår. Varje sådan uppgift får sin signatur.

Alla ska skriva
Stämningen är god, det pratas och skrattas, kaffemuggar skickas runt. Tommy Ring har strax innan tagit emot rapport av nattpersonalen och kollat i provboken vad som är aktuellt för i dag.

I hemsjukvården i Hallsberg är det inte bara distriktssköterskorna som står för dokumentationen. Undersköterskor och vårdbiträden skriver också in vad de gjort med patienterna och hur de mådde vid besöket.

Dokumentationspärmen som används sedan några år tillbaka kallas pärm. Det står för »patienten är medicinskt dokumenterad«. För att göra överskådligt vem som har skrivit vad använder distriktssköterskorna en penna med grönt bläck medan undersköterskor och vårdbiträden skriver med blått eller svart.

– Undersköterskor och vårdbiträden i hemsjukvårdsgrupperna är numera väl införstådda med hur viktigt det är att all omvårdnad finns dokumenterad i patienternas journaler, säger Tommy Ring.

Arbetsglädjen har ökat
Dokumentationspärmen är ett resultat av ett projekt som han deltog i för några år sedan. Han har lagt ner mycket arbete och engagemang för att skapa ett system där alla är delaktiga. Allt för att de sjuka gamla som bor hemma ska få en god och säker vård. Som en bonus för allt slit har både kompetens och arbetsglädje i hemsjukvårdsgrupperna ökat. Ingen frågar längre »vad ska vi göra nu?«. Dessutom gynnar det distriktssköterskorna att det administrativa arbetet fördelas på flera.

1992 övergick de flesta av distriktssköterskorna i Hallsberg till kommunens tjänst, som en följd av ädelreformen.

– Då skulle vi lära oss att se det sjuka friskt, minns Tommy Ring.

Dokumentation behövdes inte för det friska, var budskapet från kommunens socialförvaltning. De minneslappar med uppgifter om olika patienter som ändå var nödvändiga hamnade lite här och var. Saker som hade särskild dignitet, som obetalda hemtjänstavgifter, brutna ben eller läkarbesök kunde noteras i »svarta boken«. Men det fanns inga regler för vad som skulle skrivas in där, säger Tommy Ring. Bristerna i dokumentationen ledde dessutom till incidenter som hotade patientsäkerheten. Distriktssköterskorna riskerade att hamna i ansvarssituationer.

Fanns inga pengar till datorer
Så blev pengar över från ett dokumentationsprojekt för distriktssköterskor som Socialstyrelsen tagit initiativ till. Tommy Ring fick tjänstledigt för att finna ett system för att dokumentera omvårdnaden som skulle fungera för hela personalen i hemsjukvården. Hans förslag blev ett dokumentationssystem där det dagliga utbytet av information mellan patient och omvårdnadspersonal skrivs för hand. Det fanns nämligen inte pengar att satsa på datorer. För strukturen i anteckningarna står en utbruten del av primärvårds-vips. Eftersom vips är baserat på sökord kan dokumentationen, på sikt, lätt överföras till dator.
Den guldfärgade pärmen kallas lite på skoj för »Goldfinger«, något som syftar på att tala är silver men skriva är guld.

– Det var lite trögt i starten att få alla att skriva i pärmen om vårdåtgärder och hur patienterna mådde. Vårdbiträden och undersköterskor var ganska tveksamma. Dessutom skulle de börja arbeta på det nya sättet efter bara några veckor av introduktion och träning, säger Tommy Ring.

Negativ i början
Elisabet Bergkvist är undersköterska och arbetar med honom:

– I början var jag negativ. Det skulle ta så mycket tid att dokumentera. Och jag visste inte vad jag skulle skriva – och vad jag fick skriva. Efter ett tag tyckte jag att det kändes tryggt. Nu kan distriktssköterskan direkt se vad jag har gjort.

Hennes arbetskamrat Åsa Dalhielm håller med. Åsa är gruppledare, vilket betyder att hon planerar dagens arbete för undersköterskor och vårdbiträden. Hon tar ut listor för en vecka framåt där alla kan se vilka arbetsuppgifter som ska göras och vem som är ansvarig för de olika uppgifterna. Tommy Ring signerar sedan listan vid rapporten.

Berättade på stämman
Några av de hemtjänstgrupper som arbetat längst med att dokumentera omvårdnaden var i våras uppe i Stockholm under Hälso- och sjukvårdsstämman tillsammans med Tommy Ring och distriktssköterskan Ulla Andersson. I den monter som riksföreningen för distriktssköterskor hade där berättade de om sitt arbete med dokumentation för många intresserade besökare. Så kunde det komma sig att en undersköterska från hemsjukvården i Hallsberg berättade om att dokumentera enligt vips-modellen för Margareta Ehnfors, en av de tre vårdforskare som skapat modellen.

Tommy Ring tycker att det är roligt att se de undersköterskor och vårdbiträden han arbetar med växa och utvecklas med de nya uppgifterna.

– Det nya arbetssättet kräver ett aktivt deltagande av distriktssköterskan.

Monica Kimber, som är kollega till Tommy Ring, har ganska nyligen utbildat sig till distriktssköterska. Nu arbetar hon i ett distrikt i utkanten av Hallsberg. Hon är nöjd med pärmen även om hon ännu inte använder den fullt ut:

– Flik 1, 2 och speciellt nummer 3 använder vi mest i mina hemtjänstgrupper. 3:an är utmärkt för vikarier som snabbt behöver sätta sig in i patienternas omvårdnadsbehov. Vi har inte börjat använda flik 4 ännu. Vi skyndar långsamt.
Monica Kimber beskriver sin kollega Tommy Ring som en idéspruta och en handlingsmänniska som vill förändra det som fungerar dåligt.

Själv skulle han gärna gå vidare med arbetet att utveckla dokumentation och rapportering i hemsjukvården.

– Kanske kunde vi jobba ihop med en annan kommun. Vi skulle kunna genomföra ett arbetsbyte för att stötta varandra i en utveckling av organisationen av hemsjukvården, säger han.