I dokumentationspärmen gör man skillnad på vilka papper som tillhör patientjournalen och vilka som kan betraktas som arbetsmaterial, och slängas när de är inaktuella. Allt material finns sorterat bakom tio flikar.

Under flik ett som har rubriken »meddelanden« sitter exempelvis listor över arbetsuppgifter för en vecka i taget, och vem som ska utföra uppgifterna. En särskild lista finns för medicinska arbetsuppgifter, med bland annat delegeringar, som
distriktssköterskan signerar varje dag. Under denna flik kan distriktssköterskan också skriva in meddelanden till vårdpersonalen. Det kan stå: »Jag börjar delegeringssamtal med personal på måndag – skriv upp på en lista när ni kan
komma.« Varje arbetsdag slår vårdbiträden och undersköterskor upp flik ett och läser vad som står där, och kan också skriva ett svar till distriktssköterskan. Dessa papper betraktas som arbetsmaterial.

Distriktssköterskorna har full behörighet att hantera materialet i hela pärmen medan vårdbiträden och undersköterskor har behörighet att skriva daganteckningar om sina patienter under flik två, som ingår i patientjournalen. De har rätt att läsa allt som finns i övriga delar av pärmen. Efter ett arbetspass skriver alla in under flik två vad de gjort. En given dos insulin blir alltså dokumenterad samma dag patienten fått sprutan.

Distriktssköterskan har ett uppföljningsansvar för att allt är utfört. När hon läst och signerat anteckningarna bakom flik 2 behövs inte längre listan med arbetsuppgifter under
flik 1. Arbetslistan kan då slängas.

Bakom flik tre i pärmen finns distriktssköterskans vårdplan för varje patient. Där visar distriktssköterskan på vad som är specifik omvårdnad. Vårdplanen visar också vad som är kommunal hemsjukvård och vad som är vård som sköts av annan huvudman. Hit går all personal för att få en bild av patientens hela behov av omvårdnad.

Flik fyra
har rubriken »omvårdnadsåtgärd – läkemedelshantering«. Här placeras recept och de läkemedelslistor som ska ut till patienten eller har tagits in från patienten.

Flik 5 heter »omvårdnadsåtgärd – hjälpmedelshantering«
och flik 6 »omvårdnadsåtgärd – speciell omvårdnad«. Den speciella omvårdnaden kan gälla palliativ vård till en cancersjuk människa. Några i vårdpersonalen behöver då kanske ägna sig på heltid åt patienten.

Bakom flik sju finns en sammanställning av alla de ärenden som hemtjänstgruppen är engagerad i, även rena hemtjänstärenden. Det räknas som arbetsmaterial. Kontaktpersonen har ansvar för att uppgifterna stämmer. Flik åtta står för »personal«. Här finns en lista över fast personal och aktuella vikarier. Bakom flik nio förvaras månadsstatistiken över hemsjukvårdsinsatser och bakom flik tio tomma journalblad.