Möten är ett dilemma för många chefer, men de behövs för att arbetsplatser ska kunna utvecklas. Annika Engström, lärare vid Tekniska högskolan i Jönköping, har nyligen disputerat på en avhandling om hur möten blir mer effektiva.

Hon har studerat samspelet bland arbetsgrupper på mindre industriföretag och en av hennes slutsatser är att det behövs två typer av möten: de som handlar om uppgifter som ska utföras och de som handlar om verksamhetens utveckling.

— Utförandemöten ska handla om vem som ska göra vad och ska omfatta dem som arbetar med uppgiften. Den typen av möte kräver aktivitet av alla, men där ska inte problem avhandlas, säger Annika Engström.

Om ifrågasättanden, problem och frustrationer kommer upp på utförandemöten måste chefen säga stopp, och hänvisa till att det är frågor som avhandlas vid annat tillfälle. Vilket också måste göras.

— Det finns en stor utvecklingskraft i olika åsikter och syftet med utvecklingsmöten är att ta vara på den. Under sådana möten måste chefer ha modet att låta olika åsikter brytas mot varandra.

För att hålla huvudet kallt krävs både analytisk förmåga och god självkännedom.

— Om en chef hamnar i ett trängt läge under mötet är det viktigt att ha koll på det egna känsloläget. Att inte börja argumentera eller försvara sig. Det är bättre att lyssna, ta kritiken på allvar och öppna för att återkomma.

Annika Engström hävdar att alla kan träna upp sin förmåga att hålla möten. Men bra möten är inte bara chefens ansvar. Det finns utmaningar i form av mötesförstörare. Så här råder hon att du möter dem:

  • Den tysta: ”Inled med att du förväntar dig att alla deltar och är aktiva. Eller ge en uppgift till var och en under mötet. Förbered gruppen på att alla måste tänka till.”
  • Den ointresserade: ”Ha modet att säga ifrån och gör klart att telefoner och annat som stjäl uppmärksamhet inte är okej. Påminn om spelreglerna för mötet.”
    Den pratsamma: ”Blockera. Säg: ’Nu får du vänta litegrann.’ Eller bekräfta. Det kan lugna den som har behov av att synas och höras.”

Mål och strukturer i alla ära. En del frågor som dyker upp på möten beror på motsättningar och intressekonflikter. Låt inte problemen ligga och gro, uppmanar Annika Engström.

— Våga sätta ord på era problem och vad ni behöver förändra så är halva jobbet gjort.