Även smart lösning behöver ”säljas in”
Malin Hofflanders forskning visar att även underlättande it-stöd kräver omsorgsfullt förändringsarbete.
En distriktssköterska beklagade sig: ”Jag hinner inte med både hembesöken, mottagningen och vårdplaneringsmötet på sjukhuset.” Malin Hofflander, då första linjens chef för en hemsjukvårdsgrupp, funderade över hur det skulle vara möjligt att hinna utan att prioritera bort något.?
”Arbeta smartare och håll vårdplaneringsmöten över videolänk”, tänkte hon.?
— När jag presenterade idén om videokonferenser blev landstingsledningen entusiastisk. Spara både tid?och resurser och samtidigt öka sam-arbetet mellan personal inom landsting och kommun lät väldigt bra, säger hon.
?Hälso- och sjukvårdsdirektören ville införa videokonferenser vid vårdplanering över hela landstinget. Så blev det inte riktigt. Vad som hände på vägen analyserar Malin Hofflander i sin avhandling.
??I dag är hon verksamhetskonsult och utvecklare av it-stöd, men när hon började sina studier var hon enhetschef och pratade med medarbetarna om att införa videokonferenser. Responsen var positiv så de ansökte, och fick EU-pengar till ett förändringsprojekt.?
Svårigheten att införa det nya lärde henne vikten av kommunikation.
?— När ny teknik ska införas går ?det ofta till så att ett beslut tas högt upp i en ledningsgrupp, utan att ?man kommunicerar med personalen som ska använda verktyget om hur förändringen ska genomföras.?
Men även kommunikationen nerifrån och upp brister. Medarbetare kräver alltför sällan svar på frågan: ”Vad innebär det här för mig?” Beslut som inte är förankrade prioriteras bort för vardagsgöromål.?
— Det saknas ofta en plan för hur förändringar ska genomföras; vilken tid som går åt och varifrån den tiden ska tas till exempel. Ofta missas också uppföljningar för att se hur förändringen fungerar. En av mina studier visar att chefer inte alltid är lojala med fattade beslut, men utan uppföljning kommer det inte fram.??
Malin Hofflander är kritisk mot hur förändringar genomförs — eller inte genomförs. Men hon vill inte bara skylla på ledningsgrupperna.
?— En del av problemet är att landsting är så stora och komplexa organisationer. Där saknas både förändringskunskap och förståelse för hur vardagen påverkas av nya arbetssätt, och det finns alltid en chef högre upp i hierarkin som kanske vill ha ett ord med i laget, säger hon.??
Hur gick det med videokonferenserna? Genomfördes de i landstinget Blekinge??
— På alla arbetsplatser där man har vårdplanering finns möjligheten, men den används väldigt olika. Det beror på att genomförande, användning och uppföljning inte har planerats vid implementeringen.
Avhandlingen:
Implementing video conferencing in discharge planning sessions.
Blekinge Tekniska högskola 2015
Tänk på:
- Ifrågasätt beslut uppifrån: när, hur och av vem ska det genomföras?
- Förändring måste få ta tid: kräv tid att testa, reflektera och utvärdera.