Första halvåret 2015 tog det i genomsnitt elva arbetsdagar från det att ett prov hade lämnats in på patologen vid Södra Älvsborgs sjukhus i Borås tills det fanns ett färdigt objektglas som kunde lämnas ut för granskning av en patolog. Detta trots att personalen ständigt tvingades arbeta över.


För att räta upp situationen började de tillsammans med en controller på kliniken att vända på varje sten. De arbetade systematiskt utifrån en etablerad metodik för förbättringsarbete, DMAICL, define, measure, analyze, improve, control, learn.



Under en månad mätte exempelvis varje enskild biomedicinsk analytiker hur lång tid det tog att skära ut och snitta varje enskilt vävnadsprov. Genom att fördjupa sig i statistiken över inlämnade prover upptäckte de stora och till synes oförklarliga stopp i flödet. Ena dagen kunde 11 prover registreras, nästa dag 130.


— En viktig orsak var att ingen tog ansvar för i vilken ordning saker och ting skulle göras. Var det mycket att göra inom en del av verksamheten var det inte säkert att de som var klara med sina uppgifter automatiskt fortsatte att ta sig an de mest nödvändiga uppgifterna, säger Christer Kindahl som är biomedicinsk analytiker och enhetschef.



Efter hand utkristalliserades ett mer kontrollerat arbetssätt. I stället för att var och en ansvarar för sina arbetsuppgifter är medarbetarna numera indelade i team med fyra olika ansvarsområden: provinlämning och utskärning, provinlämning och cytologi, immunohistokemi samt snittning och utlämning. I cytologiteamet ingår två undersköterskor som anställts som laboratoriebiträden.


Varje morgon hålls ett möte där man utifrån personalsituationen och antalet inkomna prover sätter upp mål för hur mycket som ska bli klart just den dagen. Strax före lunch görs en avstämning av hur långt man har kommit. Beroende på hur läget ser ut diskuteras eventuella förändringar som behöver göras inom och mellan de olika teamen.



Arbetet leds och styrs för det mesta av bio­medicinska analytikern Vivianne Johansson som utsetts till koordinator. Hon är även förtroendevald för Vårdförbundet.


— I huvudsak tror jag att de flesta upplever det som positivt, även om det kan vara svårt att plötsligt ändra arbetssätt. Vi har fått en tydligare struktur där vi prioriterar i vilken ordning vi ska göra saker och ting. Arbetsmiljön har blivit bättre, även om det finns mer att göra, säger hon.


Jämfört med tidigare har ledtiderna halverats, från i genomsnitt 11 dagar till 4,5. Förr kunde de 13 biomedicinska analytikerna tillsammans ha upp till 180 timmars övertid i månaden. Sedan mars i år har knappt tio timmars övertid i veckan registrerats.



Patologen belönades för en tid sedan med sjukhusets årliga kvalitetspris.


— Det kändes enormt bra. Nu har vi inte bara visat oss själva utan hela sjukhuset att det vi gjort är något bra, säger Christer Kindahl.