— Vi måste bli mycket bättre på att beskriva vad det är vi vill dokumentera och hur vi vill använda det och sedan ställa krav på att tekniken ska fungera. Men det är hårt arbete, det är ingenting som kommer gratis.

Helena Nilsson tvekar inte när hon får frågan om det går att lätta på administrationsbördan. Absolut, svarar hon, men pekar också på att det kräver en viss kompetens.

— Man måste förstå det bakomliggande, hur man får saker och ting att funka i en datoriserad värld. Då pratar vi om ettor och nollor och då kan man inte hålla på med ”om, men och kanske”.

Helena Nilsson arbetade själv kliniskt fram till 2007 inom hematologi, palliativ onkologi, lungmedicin och hjärtsjukvård. På alla arbetsplatser har hon arbetat med it-frågor: infört nya journalsystem, och utvecklat dokumentationsmallar och standardiserade vårdplaner.

Det stora problemet, menar hon, är att nya administrativa uppgifter läggs på varandra i stället för att integreras i det system som man har. Frågan är vad den enskilda sjuksköterskan kan göra åt det? Helena Nilsson tycker att man ska ta upp det i sin arbetsgrupp och att chefer har ansvar att driva förändringar.

— Man måste göra en genomlysning från grunden: vad är det vi ska dokumentera, vad ska vi rapportera nationellt, regionalt och lokalt — och hur fångar vi upp det i de dokumentationsmallar som vi har?

— Det blir ju helt galet om man först sitter och dokumenterar det man har gjort bara för att ha ryggen fri, sedan går in i kvalitetsregister och registrerar någon annanstans för att Socialstyrelsen ska ha sin Kvå-kod.

Hon förstår ilskan hos de sjuksköterskor som tycker att de har orimligt många system att logga in och ut i hela tiden, men säger att det inte behöver vara så.

Till exempel kan uppgifter som ska rapporteras till olika kvalitetsregister finnas med i det som dokumenteras i journalen så att de sedan enkelt kan plockas ut och rapporteras automatiskt.

Att styra upp dokumentationen utifrån standardiserade mallar är melodin för att komma tillrätta med administrationsbördan, anser Helena Nilsson. Själv håller hon nu på med ett sådant arbete i Västerås. Till att börja med har kommunen fått samma journalsystem som regionen, vilket underlättar. Nu ska det införas en sammanhållen journal. Förra året gjordes ett pilotprojekt inom hemsjukvården som resulterade i att drygt 70 procent av patienterna, mot tidigare 10 procent, i dag får en vårdplan.

— Sjuksköterskorna tycker att det underlättar att arbeta med vårdplaner, att de hittar den information som de behöver enklare, säger hon.

Till andra som vill förändra ger Helena Nilsson rådet att våga ge sig in i de digitala världarna.

— Vi måste börja fundera på varför vi dokumenterar, för vem och hur vi kan göra det smartare. Men det är ingen som kommer att göra det här arbetet åt oss, vi måste göra det själva och då behöver vi lära oss mer och förstå vad vi behöver göra för att få det att fungera.