Christer Kindahl är biomedicinsk analytiker och enhetschef för patologilaboratoriet på Södra Älvsborgs sjukhus i Borås. För några dagar sedan fick han äran att ta emot sjukhusets årliga kvalitetspris. Och en check på 20 000 kronor som ska användas till fortbildning för de 13  biomedicinska analytiker och 2 laboratoriebiträden som arbetar på patologen.

– Det kändes enormt bra. Nu har vi inte bara visat oss själva utan hela sjukhuset att det vi gjort är något bra, säger han till Vårdfokus.

Ständig personalbrist

Som på så många andra patologienheter i landet brottas Borås med ett ständigt underskott på såväl biomedicinska analytiker som patologer. De annonserar och annonserar, men får inte så många svar.

Detta tillsammans med att teknikutvecklingen på senare år har gjort det möjligt att få ut betydligt mer information från ett enskilt vävnadsprov har lett till att arbetsbördan undan för undan har ökat.

Första halvåret 2015 tog det i genomsnitt elva arbetsdagar från det att ett prov hade lämnats in på patologen tills det fanns ett färdigt objektglas som kunde lämnas ut för granskning av en patolog. Trots att personalen varje månad drog på sig mellan 120 och 180 timmar hann de inte med.

Kapat övertiden

För att räta upp situationen började de tillsammans med en controller på kliniken att vända på varje sten som går att vända. De arbetade systematiskt utifrån en etablerad metodik för förbättringsarbete, DMAIC-L, define measure analyze improve control-learning.

Resultatet har inte låtit vänta på sig. Ledtiderna har halverats, från i genomsnitt 11 dagar till 4,5. Förr kunde biomedicinska analytikerna tillsammans dra på sig upp till 180 timmars övertid i månaden. Sedan mars i år har i snitt knappt tio timmars övertid i veckan registrerats.

Under en månads tid mätte exempelvis varje enskild biomedicinsk analytiker hur lång tid det tog att skära ut och snitta varje enskilt vävnadsprov. Genom att fördjupa sig i statistiken över inlämnade prover upptäckte de stora och till synes oförklarliga stopp i flödet. Ena dagen kunde det registreras 11 prover, nästa dag 130.

– En viktig orsak var att ingen tog ansvar för i vilken ordning saker och ting skulle göras. Var det mycket att göra inom en del av verksamheten var det inte säkert att de biomedicinska analytiker som var klara med sina uppgifter automatiskt fortsatte att ta sig an de mest nödvändiga uppgifterna, säger Christer Kindahl.

Arbetar i team

Efter hand utkristalliserades ett mer kontrollerat och systematiserat arbetssätt. I stället för att var och en ansvarar för sina arbetsuppgifter är medarbetarna numera indelade i team med fyra olika ansvarsområden: provinlämning och utskärning, provinlämning och cytologi, immunohistokemi samt snittning och utlämning. I cytologiteamet ingår två undersköterskor som anställts som laboratoriebiträden.

Varje morgon hålls ett möte där man utifrån personalsituationen och antalet inkomna prover sätter upp mål för hur mycket som ska bli klart just den dagen. Strax före lunch görs en avstämning av hur långt man har kommit. Beroende på hur läget ser ut diskuteras eventuella förändringar som behöver göras inom och mellan de olika teamen.

Arbetet leds och styrs för det mesta av biomedicinska analytikern Vivianne Johansson som utsetts till koordinator. Hon är även förtroendevald för Vårdförbundet.

– I huvudsak tror jag att de flesta upplever det som positivt, även om det kan vara svårt att plötsligt ändra arbetssätt. Men vi har fått en tydligare struktur där vi prioriterar i vilken ordning vi ska göra saker och ting. Arbetsmiljön har blivit bättre, även om det finns mer att göra, säger hon.