– Vi måste bli mycket bättre på att beskriva vad det är vi vill dokumentera och hur vi vill använda det och sedan ställa krav på tekniken att det ska fungera. Men det är hårt arbete, det är ingenting som kommer gratis.

Helena Nilsson tvekar inte när hon får frågan om det går att lätta på administrationsbördan. Absolut, svarar hon, men pekar också på att det kräver en viss kompetens.

– Man måste förstå det bakomliggande, hur man får saker och ting att funka i en datoriserad värld. Då pratar vi om ettor och nollor och då kan man inte hålla på med "om, men och kanske".

Behövs i utbildningen

Helena Nilsson arbetade själv kliniskt fram till 2007 inom hematologi, palliativ onkologi, lungmedicin och hjärtsjukvård. På alla arbetsplatser har hon arbetat med it-frågor: infört nya journalsystem, utvecklat dokumentationsmallar och standardiserade vårdplaner – allt för att dokumentationen ska vara enkel och bli ett stöd i arbetet, inte en börda.

Som styrelsemedlem i Svensk sjuksköterskeförenings sektion för omvårdnadsinformatik har hon varit med och tagit fram en kompetensbeskrivning för vad det är man behöver kunna som sjuksköterska inom hälsoinformatik.

– Det är faktiskt en av sjuksköterskornas kärnkompetenser, men tyvärr har inte sjuksköterskeutbildningen det här med som en naturlig del i utbildningen, säger Helena Nilsson.

Vad ska dokumenteras?

Det stora problemet, som hon ser hela tiden, är att nya administrativa uppgifter läggs på varandra i stället för att integreras i det system som man har. Frågan är vad den enskilda sjuksköterskan kan göra åt det? Helena Nilsson tycker att man ska ta upp det i gruppen där man arbetar och att chefer har ansvar att driva förändringar.

– Man måste göra en genomlysning från grunden: vad är det vi ska dokumentera, vad ska vi rapportera nationellt, regionalt och lokalt – och hur fångar vi upp det i de dokumentationsmallar som vi har? Det blir ju helt galet om man först sitter och dokumenterar det man har gjort bara för att ha ryggen fri, sedan går in i kvalitetsregister och registrerar någon annanstans för att Socialstyrelsen ska ha sin Kvå-kod*.

Skicka information automatiskt

Hon förstår ilskan hos de sjuksköterskor som tycker att de har galet många system som de måste logga in och ut i hela tiden, men säger att det inte behöver vara så.

– När jag jobbade i Stockholm införde vi ett nytt gemensamt system för hela primärvården. Då fick varje enhet göra en genomlysning där de tittade på vad de måste dokumentera, vad som var de vanligaste åkommorna, vilka olika register de behövde skicka information till och så vidare.

Det kan handla om att uppgifter som ska rapporteras till olika kvalitetsregister, som exempelvis Senior alert, finns med i det som dokumenteras i journalen så att de sedan enkelt kan plockas ut och rapporteras automatiskt.

Samma journalsystem

Att på det här sättet styra upp dokumentationen utifrån standardiserade mallar är melodin för att komma tillrätta med administrationsbördan, anser Helena Nilsson. Själv håller hon nu på med ett sådant arbete i Västerås stad. Till att börja med har kommunen fått samma journalsystem som regionen, vilket underlättar mycket. Nu ska sammanhållen journal införas. Förra året gjorde gjordes ett pilotprojekt inom hemsjukvården och resultatet blev att numera får över 70 procent av patienterna en vårdplan mot tidigare 10 procent.

– Sjuksköterskorna tycker att det underlättar att arbeta med vårdplaner, att de hittar den information som de behöver enklare.

Till andra som vill förändra ger hon rådet att våga ge sig in i de digitala världarna.

– Vi måste börja fundera på varför vi dokumenterar, för vem och hur vi kan göra det smartare. Men det är ingen som kommer att göra det här arbetet åt oss, vi måste göra det själva och då behöver vi lära oss mer och förstå vad vi behöver göra för att få det att fungera.

* KVÅ, klassifikation av vårdåtgärder, som är obligatoriska att rapportera in till Socialstyrelsen.