Lean gav kortare köer men slutkörd personal

Tack vare lean har radiologin i Värmland lyckats kapa sina väntetider. Men det har skett med en försvagad personalstyrka, vilket lett till flera arbetsmiljöproblem.

Under de senaste åren har en rad styrsystem kommit och gått inom vården. En som aldrig blev någon större succé är lean, som ursprungligen utvecklades av bilföretaget Toyota.

I Värmland har man dock hållit kvar vid konceptet. I landstingets utvecklingsplan för framtidens hälso- och sjukvård står det att lean är den bärande verksamhetsstrategin.

Ungefär samtidigt som planen klubbades igenom, i slutet av 2015, fick radiologin i Värmland en ny verksamhetschef. Han heter Dan Drobin och har tidigare prisats för sitt arbete med lean vid Skaraborgs sjukhus.

Han drog med stor entusiasm igång ett förändringsarbete inom radiologin som står på tre ben (se faktaruta). Och resultaten har varit över förväntan.

Når kömålen

Sedan 2015 har kön för oprioriterade patienter till magnetkameraundersökning minskat, från cirka fyra månader till 27 dagar. För datortomografin har köerna minskat från cirka fem månader till 35 dagar.

– Under 2015 fick vi medel för att korta köerna, vi köpte motsvarande en kamera hos bolaget Aleris och vi hade bemanningspersonal inne. Nu gör vi allting själva och lyckas nå kömålen. Arbetet med lean har också lett till att köernas längd blivit mer jämna sett till hela länet, säger Dan Drobin.

Så vad är det exakt man har gjort för att nå dit? Enligt Dan Drobin handlar det om en mängd saker, stora som små. Bland annat handlar det om att renodla protokoll och metodböcker, allt som är onödigt vid en undersökning tas bort.

– Det går snabbare. Vi gör mer. Och vi har täppt till en massa luckor och bortfall som vi har haft tidigare, säger Dan Drobin.

Sämre arbetsmiljö

Men alla håller inte med om att det är oväsentligheter som skalats bort. Vårdförbundets två ombud inom radiologin anser att det mesta går för fort. För samtidigt som mycket ska förändras är personalstyrkan mindre. Sju personer har slutat sedan 2015, varav fem röntgensjuksköterskor. Ingen av dessa har ledningen lyckats ersätta.

– Vi har krav på oss att utföra fler undersökningar, men vi är kort om personal. Då är det i arbetsmiljön det visar sig. Vi kan se att sjukskrivningarna ökar igen. Från fackligt håll har vi dragit igång en process för att ta itu med problemet, säger Camilla Gustafsson.

Hon arbetar på halvtid som styrelseledamot i Vårdförbundet Värmland, och resterande tid som röntgensjuksköterska i Arvika. Hon tror på grundidéerna och tycker att de förändringar som påbörjats är viktiga. Men hon har en rad invändningar.

– Man hade behövt förankra det bättre hos medarbetarna, förklara varför man gör detta och vilka vinster det kommer att ge. Idag är det en del som känner att det är bortkastad tid, säger Camilla Gustafsson.

Otydlig hierarki

Ytterligare ett problem som hon ser är att första linjens chefer blivit förbisprungna. De har ibland fått acceptera beslut som fattats över deras huvuden av processledaren.

– Sen har första linjens chefer fått ta ansvar när det blivit problem. Exempelvis fick vi ta fler patienter på egen hand under en period då antalet undersökningar skulle ökas. Det gjorde personalen stressad.

Det hon är allra mest kritisk till är att fokus främst legat på produktion, effektivitet och att kapa köerna.

– För oss som legitimerad personal är det oacceptabelt. Röntgensjuksköterskan ska verka för god omvårdnad i vårdmötet. Vi utför undersökningar och behandlingar med hjälp av olika strålningstillämpningar för att framställa optimala bilder med minsta möjliga stråldos och hög patientsäkerhet, säger Camilla Gustafsson.

Förbättringar att vänta

Hon är ändå hoppfull om att allt ska bli bättre. Förutom den fackliga process som dragits igång, ska lean-arbetet inriktas på just arbetsmiljö.

Dan Drobin är självkritisk när det gäller förankringen. Han säger att han inte lyckats nå fram till alla medarbetare på ett bra sätt. Och han medger att det tog lite för lång tid att ändra den stressiga tillvaron då röntgensjuksköterskor ensamma bemannade magnetkamerorna. Tanken var att de enbart skulle ta lättare patienter, men beräkningarna stämde inte.

Att problemet kvarstod ett tag efter att personalen larmat berodde på att man hunnit lägga tidböcker och scheman för en tid framöver. Den missen är en viktig lärdom för framtiden, menar Dan Drobin.

– Vi måste våga testa saker, men vi får inte bygga fast oss i dåliga lösningar. Vi måste reagera snabbare på det som inte fungerar. Men jag vill understryka att det var arbetsgruppen och inte ledningen som kom med det aktuella förslaget, säger Dan Drobin.

Samtidigt pekar han på en rad pågående förändringar som förhoppningsvis ska göra situationen bättre för personalen. Det handlar bland annat om att ansvaret för tidsbokningar flyttas från röntgensjuksköterskor till vårdadministratörer. Det ska minska stressen.

Svårt med rekryteringen

Samtidigt pågår diskussioner om att införa en kontraktsutbildning för sjuksköterskor som vill specialisera sig inom röntgen. Det är svårt att få tag på röntgensjuksköterskor och därtill har landstinget en restriktiv hållning till rekryteringar.

– Problemen inom produktionen är lösta, så nu är målet att ta tag i arbetsmiljön. Det är olyckligt att rekryteringsproblemen sammanföll med lean-projektet. Men vi har en del förslag och har fått okej från landstinget att anställa en handfull röntgensjuksköterskor. Där hade vi nog den huvudsakliga orsaken till stress, säger Dan Drobin.