Bättre flyt för proven

Svarstiderna för rutinanalyser på klinisk kemi har sänkts och prov lämnas nu till laboratorierna i ett jämnare flöde på Universitetssjukhuset Mas i Malmö. Här skriver Eva Mauritzson, Bitte Sjöström, Ingela Jäger och Ulf Hansson om projektet de har arbetat med för att förbättra logistiken vid provtransporter.

9 februari 2004

Preanalytiska faktorer, från beställning av analys tills provet anländer till laboratoriet, har stor betydelse för att det slutliga analysresultatet ska bli korrekt. I en metaanalys visar Bonini med flera, att mer än 50 procent av de fel som uppstår inom laboratoriemedicin beror på preanalytiska fel.

Transport av prov är en viktig preanalytisk faktor, därför bildade Laboratoriemedicin på Universitetssjukhuset i Malmö, Umas, en transportgrupp våren 2000. Transportgruppen består av åtta deltagare från verksamheterna klinisk kemi, klinisk mikrobiologi, klinisk patologi och cytologi samt transporttjänst.

Vi startade med förbättringsåtgärder för våra kunder i primärvården. Bland annat tog vi tillsammans med primärvårdens medarbetare fram ett heltäckande transportsystem. Ett modulärt system av transportlådor med unika inredningar för våra laboratorier utvecklades och testades. Tillsammans med förbättrad logistik fungerar systemet bra. Med all erfarenhet från det arbetet med extern logistik, startade vi ett pilotprojekt på Umas som utvidgades till ett projekt. Det avslutades i höstas och vi kan konstatera att vi har säkrat kvaliteten vid provtransporter. Svarstiderna för rutinanalyser på klinisk kemi har sänkts drastiskt. Laboratorierna har fått jämnare flöde till provinlämningarna, vilket underlättar och förbättrar mottagandet av alla prov.

Med pilotprojektet ville vi testa våra framtagna transportförpackningar i ett helt nytt transportsystem. Våra mål/syften var att:

  • Minska de preanalytiska felkällorna.
  • Erbjuda utbildning i preanalytiska faktorer för ökad kunskap och därmed säkrare analysresultat.
  • Få kortare svarstider.
  • Förbättra arbetsmiljön för postsektionens medarbetare.

Vi började med det nya transportsystemet i en byggnad med 15 avdelningar (bland andra iva och akutklinik). Delar av transportgruppen informerade och diskuterade med ledningsgrupper och avdelningarnas medarbetare. Därefter utsågs kontaktpersoner på avdelningarna och en referensgrupp bildades.

Ett låsbart högskåp av plåt placerades vid hissen i kulverten. Där stod det lätt tillgängligt för både vårdpersonal och transportpersonal. Avdelningarnas medarbetare ställde prov med tillhörande remiss i respektive laboratoriums transportlåda. Lådan sattes i högskåpet som tömdes sex gånger på vardagar mellan kl. 8.30 – 16.30. I det gamla systemet skickades prover två till fyra gånger per dag. Lådorna transporterades i kulverten direkt till respektive laboratorium.

Efter halva pilotprojekttiden utvärderade vi genom att fråga referensgruppen om de hade några förändringsförslag, men inga förslag kom in. Deltagare från projektgruppen fanns också vid några tillfällen vid skåpet för att fånga upp frågor, åsikter och förändringsförslag. Då framfördes många positiva åsikter som: »Det här fungerar bra.« »Vi har gjort upp rutiner kring provhantering.« »Vi upplever att färre prov saknas.«

Laboratorierna noterade att det inte saknades remisser till proven lika ofta som tidigare. De problem med läckande och trasiga preparatburkar och därmed nerkladdade remisser, som klinisk patologi och cytologi hade, minskade. Det blev också ett jämnare provflöde till laboratorierna, vilket innebar smidigare arbetssätt och omhändertagande av proverna.

Hos avdelningspersonalen var intresset stort för utbildningen på klinisk kemi i preanalytiska faktorer. Vårt häfte Vägledning och diskussionsmaterial för att undvika preanalytiska felkällor användes i utbildningen. För att få i gång bra diskussioner genomfördes utbildningarna i mindre grupper. Deltagarna gjorde även ett studiebesök på klinisk kemi.

Senare utvärderades pilotprojektet igen med hjälp av en skriftlig enkät med fasta frågor och plats för fri text. Resultatet visade att vi hade uppfyllt de mål som satts upp. Projektet uppfattades i stort sett positivt och detta i kombination med de ökade kunskaperna för att få säkrare laboratoriesvar på kortare tid, gjorde att gruppen ville införa systemet på hela Umas. Under pilotprojektet byggde laboratoriernas och vårdavdelningarnas personal upp många personliga relationer och lärde av varandra.

Under våren fortsatte vi att införa det förändrade transportsystemet på resterande delar av Umas. Vi har tagit fram bärstaplar till transportlådorna för smidigare transporthantering. Genomförandeprocessen har varit fortsatt positiv, avdelningspersonalen tycker att det har blivit mer ordning och reda. Några avdelningar skickar inte lika många akuta prov till klinisk kemi som tidigare, då de har märkt att svarstiderna för rutinbeställningar har blivit kortare.

Målsättningen för klinisk kemi är att om prov tas och sätts i kulvertskåpen i samband med att skåpen töms, ska genomsnittstiden från provtagning till svar för våra rutinprov vara två timmar. Denna tid kan jämföras med dagens svarstid för akuta prov: från att ett prov har anlänt till laboratoriet till ett färdigt svar, tar det cirka 45 minuter. På dagtid kommer det akutbeställningar var tredje minut. Klinisk kemi har en provvolym på cirka
5000 rör/dag varav cirka 900 är akuta.

Under projekttiden har analystiden sänkts för vissa nya metoder. Under hösten har vi infört autovalidering, det vill säga att systemet kontrollerar och godkänner provsvar inom normala gränsvärden, vilket har inneburit att svarstiden har sänkts drastiskt för ungefär 80 procent av proven.

Proverna i transportlådan till klinisk kemi sorteras på avdelningarna efter propparnas färg. När lådan märkt med »kulvert« anländer till laboratoriet prioriteras dessa prover för direkt placering i automationsprocessen på allmänkemisektionen. För att kontrollera hur vi lyckas med vår målsättning gör vi tidmätningar.

Nu finns elva låsbara plåtskåp i närheten av hissar i kulverten. Skåpen töms tre gånger på förmiddagen och tre gånger på eftermiddagen under vardagar. Det tar cirka 30 minuter från det första tömda skåpet tills proven är levererade till respektive laboratorium. Skåpen ersätter de 97 hämtställen som fanns före projektet.

Laboratoriemedicins transportgrupp uppfattar hela projektet som enbart positivt. Vi har blivit mottagna med stort intresse och i positiv anda på vårdavdelningarna och vid de informations/diskussionsträffar som vi har anordnat. Under träffarna har det kommit många frågor som gäller preanalytik och detta visar på vikten av utbildning. Klinisk kemi har under projekttiden anordnat 20 utbildningstillfällen i detta ämne kombinerade med studiebesök. Utbildningstillfällena ger också ringar på vattnet som stärker vårt samarbete med sjukhusets vårdpersonal.

Vi kan konstatera att vi har betydligt kortare genomsnittliga svarstider för rutinanalyser på klinisk kemi nu än tidigare. Efter införandet av autovalidering hoppas vi på ännu färre akuta prov av typen »svar under förmiddagen«. Vårdpersonalen kommer då inte att behöva gå över sjukhusområdet med prov för akutanalys. Med de täta hämtningstiderna i skåpen behöver provtagarna inte heller stressa för att hinna till nästa hämtning.

Vi anser att vi har uppnått de mål som vi hade satt upp och förhoppningsvis kan vårt projekt bidra till »bättre flyt i vården«.

REFERENS:
N Bonini P, Plebani M, Ceriotti F med flera. Errors in laboratory medicine. Clinical Chemistry 2002; 48(5):691-698.

Hämtar fler artiklar
Till Vårdfokus startsida