Datorn får mer tid än patienterna

Datorn får mer tid än patienterna
Pappersarbetet och tiden vid datorn ökar hela tiden för Nina Thool och hennes kolleger. Foto: Mikael Ljungström

Distriktssköterskan Nina Thool tycker att hon har ett fantastiskt jobb — men arbetsglädjen grumlas av administration och krångel. ”Massor av tid går åt till att bevisa och rapportera vad vi gör.” Hur blev det så här?

6 augusti 2019

Nina Thool står vid kopieringsmaskinen med en stor bunt papper i handen. Det är signeringslistor som ska skannas in för att sedan bifogas rätt patientjournal. Ett tidsödande arbete för sjuksköterskorna inom Skövde kommuns hemsjukvård.

De tillbringar mycket tid här på kontoret som ligger i utkanten av Skövde. Dokumenterar, skriver listor, svarar i telefon, fixar ordinationer, lägger beställningar, läser och svarar på mejl, skriver vårdplaner, fyller i blanketter, skriver delegationer, lämnar statistik, sitter i telefonköer, jagar läkare, rapporterar, signerar, screenar, skannar … Pappersarbetet och tiden vid datorn ökar hela tiden.

— Vi drunknar verkligen, det blir bara mer och mer och inte blir det mer lättarbetat, säger Nina Thool.

Hon sätter sig i bilen för att åka ut på dagens andra patientbesök. Hemma hos Anita Persson står dörren öppen, dagen är varm och distriktssköterskan är väntad. Medan Nina Thool lägger om ett bensår småpratar de om skolavslutningar och en kommande operation. Det är den här delen av arbetet som hon känner är viktig och meningsfull.

Vårdfokus bad Nina Thool att skriva dagbok för två helt vanliga arbetsdagar. En av dem publicerar vi här nedan. Det visar sig att hon under en arbetsdag träffar patienter i sammanlagt två timmar. Resten av tiden går åt till administration, förflyttning och möten.

— Ändå är det svårt att hinna med all dokumentation. Vårt journalsystem är ganska krångligt och det krävs mycket tankearbete kring dokumentationen, säger hon.

Två timmar per dag — det är också den genomsnittliga tiden som sjuksköterskor inom hemsjukvård och på äldreboenden ägnar åt direkt patientarbete. Det visar tidsmätningar som gjorts i ett tiotal kommuner av Kajsa Thorsell, sjuksköterska och doktor i medicinsk vårdvetenskap.

— Sjuksköterskor tycker inte att de tillbringar så mycket tid som de skulle vilja ute hos patienterna. Det känns förstås frustrerande och många frågar sig hur det kunnat bli så att de får ägna mer tid åt kontorsarbete än omvårdnad, säger Kajsa Thorsell.

Hon började själv som distriktssköterska för 40 år sedan i Hässleholms kommun och hade då ett landsortsdistrikt.

— Jag hann nog med tio–tolv patienter per dag, men jag kunde själv planera mina dagar så att det blev minsta möjliga tid i bilen och så hade jag inte all den dokumentation som de har i dag.

Hon anser att en hel del av det som görs faktiskt är onödigt.

— Om man gör upp en plan för patienten och sedan följer den behöver man inte dokumentera annat än det som avviker från planen. Men i dag finns mycket osäkerhet och en stor rädsla för att göra fel, både hos den enskilda sjuksköterskan och hos vårdgivarna, så man dokumenterar för att ha ryggen fri.

Vårdfokus har pratat med sjuksköterskor över hela landet som alla vittnar om att de dignar under administrationsbördan.

— Det är som att vi hela tiden måste bevisa vad vi gör. Först gör vi vårt arbete, sedan ska det kontrolleras och föras statistik på det vi har gjort, säger Nina Thool.

Hon och hennes kolleger frågar sig till exempel om det är relevant att alltid screena alla patienter, att göra fallriskbedömning, näringsstatus, munhälsobedömning med mera.

— Man kan ju undra varför vi måste göra alla dessa bedömningar som sedan ska rapporteras vidare. För vems skull gör vi det? För oss sjuksköterskor är det till exempel självklart att vi ser till att våra patienter är smärtlindrade och det fungerar ofta bra utan smärtskalor om man använder sitt sunda förnuft och tittar efter tecken på smärta eller oro. Men om vi inte använder bedömningsinstrument som VAS eller Abbey Pain Scale blir det dåligt resultat för kommunen i det palliativa registret, säger Nina Thool.

Det är inte bara i hemsjukvården och på äldreboendena som det ser ut så här. Många vittnar om att administrationsbördan är tung även på andra håll i vården.

Distriktssköterskan Eva Anskär har forskat om hur personal på vårdcentraler använder sin tid. Samtliga professioner vid elva vårdcentraler i sydöstra Sverige ingick i studierna. I ett första skede fick de svara på hur mycket tid de trodde att de ägnar åt olika arbetsuppgifter. Därefter gjordes tidsstudier där de fick registrera tidsåtgången för de olika uppgifterna varje dag under två veckor. Det visade sig att endast en tredjedel av arbetstiden ägnas åt direkt patientarbete.

Inom samtliga yrken hade man underskattat hur mycket tid administrationen tar. Personalen trodde att de ägnade mer tid åt patienter än vad de i själva verket gjorde. Det som framför allt underskattades var ”övrig” administration som exempelvis möten, mejl, handledning, schemaläggning, hantering av utrustning, lokaler och datorer.

— Det kanske inte är möjligt att dra ner på det arbete som är mer direkt förknippat med patienterna, som dokumentation, remisshantering och inmatning av data till kvalitetsregister. Men tidsstudierna visar att det finns mycket administration som personalen ägnar onödigt mycket tid åt — tid som skulle kunna användas till patienterna, säger Eva Anskär.

Hon önskar att det fanns mer servicepersonal för uppgifter som inte är direkt vårdrelaterade, som att kopiera papper och hålla ordning i väntrum och kök.

Det är något som Nina Thool på hemsjukvården i Skövde håller med om. Nyligen fick de en assistent som hjälper till med det praktiska arbetet som att förstöra dokument och fylla på förråd. Och sedan en tid tillbaka slipper sjuksköterskorna ha en ringade telefon i fickan när de åker ut på besök. Numera tar i stället två sjuksköterskor, som sitter på ett kontaktcenter i stadshuset, alla samtal.

— Hade vi inte fått den avlastningen hade jag nog gått in i väggen. Men det finns fortfarande mycket kvar att göra, för även om det här är ett väldigt roligt jobb känns det ibland som att all arbetsglädje drunknar i administrationskraven, säger Nina Thool.

FLER RÖSTER OM ADMINISTRATIONSBÖRDAN:

”Jag spenderar säkert 90 procent av min tid framför datorn och 9 procent på olika möten?… så hemskt tråkigt. Jag vill ju använda min profession ute hos mina boende, men som det är nu är det bara 1 procent av min tid som används till det.”
Ann Häggström, sjuksköterska på särskilt boende, Åkersberga

”Vi dokumenterar och skriver vårdplaner i vårt egna system, Treserva, men har galet många andra system som vi måste bevaka och arbeta i varje dag. Det handlar om Lifecare där vi ska planera och dokumentera, Nationell patientöversikt, Senior alert, Palliativa registret, BPSD och Pascal. Upplever att alla dessa olika system med separata inloggningar försvårar vårt arbete enormt.”
Inger Sundström, distriktssköterska hemsjukvården, Luleå

”Jag är så less på att mina gedigna kunskaper i omvårdnad inte utnyttjas på ett bra sätt. Man ska bemanna och producera. Kvalitet i all ära, vi levererar statistik, men den säger inte mycket om hur det patientnära arbetet utförs. Bara man har dokumenterat en vårdplan kring till exempel risk för undernäring så är jobbet klart. Om näringsdrycken man ordinerat patienten dricks upp framgår inte av statistiken. Det är att jag markerat i journalen att jag delat ut näringsdrycken som räknas.”
Kia Hermansson, specialistutbildad sjuksköterska, geriatrisk sjukvård, Stockholm

Dokumentationen tar så stor del av vår tid att patienterna blir lidande. Vi har jättemånga olika system och Kvå-koder så vi drunknar. Man sitter hela dagarna för att få in allt. Det handlar inte bara om dåliga journalsystem, det är ett systemfel. Vi är inte betrodda, utan myndigheter måste övervaka det vi gör. Det är absolut bra att kunna använda alla siffror för att jämföra och forska, men det är så vansinnigt mycket att det blivit helt orimligt!”
Åsa Dagh, sjuksköterska hemsjukvården, Bollnäs

Fotnot: Kvå = Socialstyrelsens åtgårdskoder

En vanlig dag på jobbet för Nina Thool:

07.30: Morgonmöte.
07.55: Telefon om närstående som vill bli kontaktad.
08.00: Åker iväg för en delegering.
08.25: Åter på kontoret, planerar dagen, tar fram provtagningsmaterial, omläggningsmaterial etc.
08.40: Läser in mig på patient där närstående är upprörd över medicinändring och vill ha samtal.
08.50: Ringer upp och lovar hembesök nu på morgonen.
09.00: Åker iväg.
09.07: Besök 1. Provtagning samt bedömning av hallucinationer och förvirring. Tar drygt en timme i stället för 15 minuter som var tänkt.
10.10: Lämnar in proverna. Skriver upp på lista vem som tagit, vart svaret ska gå samt om det ska betalas eller inte.
10.15: Kommer till personallokalen där jag skulle varit 09.30. Nästan alla har åkt iväg, kort möte och kaffe med enhetschef och planerare.
10.35: Besök 2. Patient inte hemma, skulle linda ben och bedöma svullnad.
10.50: Besök 3. Bedömning av sår, som nu var läkt. Träffar anhöriga och lovar ordna läkarintyg för färdtjänst med ledsagare.
11.00: Besök 4. Bedömning av stickteknik. Fettkuddar som bildats av injektion med Fragmin samt insulin. Ger rekommendationer om hur och var patienten ska sticka sig.
11.30: Samtal från kollega om hembesök med läkare, gör upp om att mötas på vårdcentralen.
11.35: Samtal från Kontaktpunkten om en SIP (samordnad individuell plan) som kommit kallelse på i SAMSA (it-stöd i Västra Götaland för samordnad vårdplanering). Bokar in fysiskt möte för palliativ patient.
11.40: Besök 5. Träffar läkaren och åker hem till patient för bedömning.
12.00: Släpper av läkaren och letar efter läkare 2 för konsultation om besök 1. Han är inte på plats förrän efter lunch.
12.15: Tillbaka på kontoret. Lunch.
12.50: Dokumenterar om morgonens besök. Kommer inte in i journalen direkt utan får ”tvångsstänga” programmet som så ofta. Kollar och svarar på mejl, noterar det som ska beställas eller läggas in som besök inom den närmaste tiden. Går in i Sesam LMN (beställningssystem för läkemedelsnära produkter) och gör beställningar. Avslutar insatsen och ordinationen i journalen av besök 3 där sår var läkt. Avslutar HSL-uppdraget (insats enligt Hälso- och sjukvårdslagen) och får starta ett nytt. Skriver en notis till personalen om varför. Telefon till primärvårdsrehab om ny tid för hembesök, demensutredning. Köar 4 minuter. Dokumenterar om besök 1 och om hur närstående upplever situationen.
14.00: Ringer vårdcentralen via undersköterska där och får prata med ansvarig läkare för patient 1. Han gör medicinändringar och lovar ringa upp närstående för att informera.
14.15: Dokumenterar om patient 4. Procapita får startas om (som vanligt) när man varit ifrån datorn mer än fem minuter. Ringer upp diabetessjuksköterska för att rapportera. Lägger in provtagning om två dagar på att-göra-listan. Öppnar en utredning av hud/vävnad. Skriver in ny ordination på patienten med sår, fel i programmet när jag ska lägga till Kvå-kod (Klassifikation av vårdåtgärder), får starta om igen. Skriver en signeringslista, ska göra nytt HSL-uppdrag till hemtjänsten för ny ordination. Går inte att skicka, startar om Procapita för tredje gången. Gör en ordination på att linda ben på patient 2. Bokar in nytt besök. Avslutar det gamla och gör nytt uppdrag till personalen om att linda benen bilateralt två dagar/vecka.
14.40: Ändrar i dosett för patient 1. Går in i journalen och avslutar pågående ordination. Avslutar uppdrag och gör nytt. Ny apodosrulle är akutbeställd och kommer i morgon. Går in i Pascal och drar ut två kopior med aktuell ordinationshandling, en läggs i låda till gruppen/patienten och en sätts i min pärm. Arkiverar den inaktuella.
14.50: Kollar SAMSA som jag inte hunnit tidigare. Tittar på SIP, går igenom om det är något annat nytt. Lägger in SIP i min kalender/lista. Rensar inkorgen på allt som är läst. Betar av några av alla avvikelser som ligger i inkorgen för bevakningar. Glömda doser, fall osv.
15.20: Lägger in kallelse till hembesök med läkare för uppföljning av medicinsk vårdplanering, lägger in på läkarens lista samt min lista. Skriver brev till patienten, kopia till personalen, ringer anhörig för att stämma av tiden. Mejlar rehab för kännedom, samt mejlar vårdpersonalen så kontaktperson kan vara med.
15.30: Kort fika.
15.50: Telefon till lungmottagningen om beställning av material.
16.00: Skannar in journalanteckningar och skriver in i journalen om dessa. Skrivaren krånglar, papper fastnar. Måste göra om.
16.15: Dokumenterar det jag inte hunnit med, gör nya signeringslistor.
16.35: Apodosrullar har kommit, går igenom och lägger ut dem i lådan som ska ut onsdag.
16.45: Uppdaterar listan för vilka på mitt område som har dosett respektive apodos, hängs upp i medicinrummet.
17.05: Går hem för dagen med känslan av att vara hyfsat ”klar”.

Senaste jobben

Hämtar fler artiklar
Till Vårdfokus startsida