– En av anledningarna till att vi infört it-ronder är att sjukhuset fick kritik av Arbetsmiljöverket. It uppgavs som en av anledningarna till att så många medarbetare mår dåligt på sin arbetsplats. Kritiken kom samtidigt som vi just hade gjort ett uppskattat pilotprojekt med it-ronder på intensivvårdsavdelningen, säger Sten-Åke Gustafsson, teknisk systemförvaltare och initiativtagare till it-ronderna.

Nu är det bestämt att it-ronder ska göras på samtliga 16 kliniker på sjukhuset. Målet är att de sedan regelbundet ska utföras en gång per år.

Kirurgkliniken först ut

Den första kliniken där modellen prövats fullt ut är kirurgkliniken med två vårdavdelningar med 24 platser vardera.

Efter att ha låtit personalen fritt berätta om vilka problem de upplever med datorer, program och kringutrustning har Sten-Åke Gustafsson tillsammans med it-teknikern Jeanna Lindblom samlat på sig cirka 150 olika punkter på sådant som personalen upplever som frustrerande, irriterande eller önskvärt.

– För oss har det betytt oerhört mycket. Vi hade en hel del gammal utrustning som vi har fått hjälp att byta ut. Sen var det många problem som vi inte hade fått åtgärdat efter att ha ringt helpdesk, men som nu är ordnat. Exempelvis att datorn var låst om någon hade använt den, gått därifrån och glömt att logga ut. Det löste it-ronden åt oss, säger sjuksköterskan Anna Fridolfsson som är chef för den ena av de två kirurgavdelningarna.

Tre faser

It ronden kan sägas vara indelad i tre olika faser.

Samtliga datorer och annan kringutrustning som är äldre än fem år eller som är trasiga byts ut.

Cirka två veckor efter det bjuds all personal in till ett möte där de fritt får berätta vad de tycker fungerar dåligt, komma med förslag på förbättringar och lägga fram önskemål på nya it-lösningar eller it-verktyg. De får även en enkät som de kan skriva ner allt på för att sedan skicka till it-ronden.

– Vissa av personalmötena kan starta med stor irritation men efter en halvtimmes diskuterande och informerande så brukar lugnet lägga sig. Irritationen är fullt förståelig. De är frustrerade över att it-stödet fungerar så dåligt som det gör, säger Sten-Åke Gustafsson.

Personalen "skuggas"

I den tredje fasen "skuggas" personalen. Sten-Åke Gustafsson och it-teknikern Jeanna Lindblom följer med någon läkare eller sjuksköterska på avdelningen för att se hur de använder it-systemen i vardagsarbetet. Kanske finns det enklare sätt att göra sakerna på eller att någon teknik saknas som personalen inte känner till finns.

Ett starkt önskemål från sjuksköterskornas sida var att mössen och tangentborden skulle gå att sprittvätta, vilket de nu gör. Skärmarna till rondvagnarnas datorer har bytts ut till modellen större. Trådlösa uppkopplingar som tidigare fungerade dåligt av byggtekniska skäl har ersatts med fasta nätverkskopplingar eller bättre trådlös teknik, även om det fortfarande är svårt att få täckning för de datorer som står på rondvagnarna.

Vissa saker kan it-ronden inte göra så mycket åt, exempelvis vilka olika datasystem som landstingsledningen upphandlat eller att det krävs olika inloggningar till olika system. Däremot kan it-ronden föra personalens förslag och önskemål vidare upp i hierarkin. Sedan 2016 finns en särskild styrgrupp på landstingsnivå för den typen av frågor.

Ett konkret sådant exempel på kirurgen var att personalen ville kunna lägga sina scheman hemifrån. It-ronden lyfte frågan och nu finns ett beslut på att ett arbete ska starta för att lösa önskemålet.