Här utbildas 7 700 medarbetare i nya journalsystemet: ”De flesta är positiva”
Inom några veckor byter Västernorrland journalsystem, därefter är det Hallands tur. Sista helgen i mars ersätts VAS med Cosmic. ”Då är jag ledig. Det känns skönt”, säger sjuksköterskan Linn Josefsson. I flera andra regioner har journalsystemsbytena lett till kritik och personalflykt. Men varför sker detta just nu?
Det är en kall fredag i februari. Fjorton sjuksköterskor som arbetar inom specialiserad vård har samlats i konferensrummet Bocksten på Hallands sjukhus i Varberg för andra heldagsutbildningen i det nya journalsystemet Cosmic. På förmiddagen är det läkemedelsmodulen som provkörs.
Linn Josefsson, som till vardags arbetar på en palliativ vårdavdelning i Falkenberg, har inga problem att hänga med i undervisningen.
– Jag har tidigare jobbat i Melior och är självlärd i VAS, och det här verkar bättre än båda, säger hon.
Framför klassen står psykiatrisjuksköterskan Erik Rask och iva-sjuksköterskan Katarina Rudolfsson, två av cirka femtio medarbetare som förberett sig i ett år för att nu utbilda kollegorna. Totalt rör det sig om 7 700 personer från olika professioner.
– Det är kul att lära sig något nytt, och samtidigt kanske bidra till att införandet sker på ett smidigt och säkert sätt, säger Erik Rask.
Under vintern håller han i 35-40 sådana här kurser runt om i regionen och träffar hundratals anställda.
– Flertalet är positiva. De flesta är väldigt fokuserade på just sin verksamhet. En vanlig åsikt är att utbildningen innehåller antingen för mycket eller för lite funktioner för den egna kliniken, säger Erik Rask.
Gamla system skrotas
I framtiden kommer 17 av Sveriges 21 regioner att använda journalsystemet Cosmic. Sedan flera år finns det i åtta regioner, bland annat Värmland, Kronoberg och Uppsala. Under hösten infördes det i Örebro och Norrbotten. Nu följer Gävleborg, Västernorrland, Halland och ytterligare fyra regioner efter. Samtidigt har Västra Götaland och Skåne börjat gå över till Millennium, ett projekt som begränsats på grund av tekniska problem och kritik från medarbetare. Stockholm har när detta skrivs inte offentliggjort sitt val.
Men varför sker dessa omfattande journalsystemsbyten just nu? Ann-Charlott Norman är planeringschef i Region Dalarna och ordförande i samverkansorganisationen Sussa (Strategisk utveckling av sjukvårdsstödjande applikationer). Hon ger två förklaringar:
– För det första har vi konstaterat att våra tidigare journalsystem – som NCS Cross, Take care, Melior och VAS – nått ”end of life”. Digitaliseringsmöjligheterna är alltför begränsade för framtidens behov. För det andra finns en ambition att skapa en sammanhållen journalföring i regionerna. I dag kan medarbetare behöva logga in i flera olika system samtidigt, vilket inte är hållbart. Vi har velat ha en helhetslösning.
Tar höjd för nya säkerhetshot
Ann-Charlott Norman beskriver processen som synnerligen komplex. Upphandlingen för de nio Sussa-regionerna påbörjades redan 2014, då kravspecifikationerna skulle formuleras, och avslutades 2019.
– Tiden har sprungit ifrån oss till viss del. Det som kändes nytt och fräscht för tio år sedan är redan gammalt. Exempelvis har säkerhetsläget förändrats radikalt. Det finns helt andra hot i dag som vi måste ta höjd för.
Systemet har redan fått kritik från läkarhåll för att bland annat innehålla för många mallar, vara trögt och öka administrationsbördan. En anmälan har även gjorts till Läkemedelsverket på grund av ett fel som riskerar att rekommendera hälsofarliga doser av vissa mediciner.
Ändå tycker Ann-Charlott Norman att införandet hittills överträffat hennes förväntningar.
– Det beror på engagemanget hos medarbetarna i regionerna. Det har gjort att vi klarat tre driftsättningar trots att det från början inte är exakt som man önskat. Vi drar ständigt lärdomar av varandras erfarenheter, säger hon.
Ska öva reservrutiner
En sådan är att ha en reservrutin om något inte skulle fungera.
– I Gävleborg var det vissa verksamheter som fick använda papper och penna. Det jag tar med mig till Dalarna är att vi måste bestämma en reservrutin och även öva på den i förebyggande syfte, säger Ann-Charlott Norman.
Involvering och förankring ser hon som en förutsättning för att lyckas med omställningen.
– Starkast motivation har nog de som tycker att dagens system funkar dåligt.
Sjuksköterskan Linn Josefsson i Halland tror att hennes avdelning med åtta vårdplatser är mindre sårbar än många andra.
– Vi har inte så många patienter och vi hinner ofta lära känna dem. Alla har ungefär samma vid behovs-ordinering av läkemedel. Det är nog väldigt annorlunda på exempelvis en kirurgavdelning.
Sista helgen i mars är hon ledig, berättar hon nöjt.
– Det är skönt. Men jag vet att vi kommer ha extra införandestöd och hoppas att vi får tydliga manualer.