Skyddsombudet om Millennium: ”Det är synd att vi hade rätt”

Efter en knapp vecka pausas arbetet med att införa det nya journalsystemet Millennium vid Södra Älvsborgs sjukhus och närhälsan. Johan Lundin, huvudskyddsombudet för Vårdförbundet, såg riskerna tidigt och gjorde en anmälan till Arbetsmiljöverket redan före starten.

Kritiken mot det nya journalsystemet Millennium har varit massiv sedan det infördes vid Södra Älvsborgs sjukhus, regionhälsan och närhälsan förra tisdagen. Trots att förberedelserna på regional nivå pågått i flera år tog det bara någon timme innan vårdpersonalen på golvet stötte på stora svårigheter i sitt arbete.

Problem med att logga in och att navigera i systemet, personnummer som blivit fel, tidböcker som försvunnit och provtagningsetiketter som inte gått att skriva ut är bara några exempel. Krångel med läkemedelsmodulen, feltolkade röntgensvar och nekad behörighet är andra allvarliga situationer som rapporterats.

Brister i utbildning och risk- och konsekvensanalyser

Redan innan Millennium lanserades i skarpt läge var det flera som larmat om potentiella risker utifrån personalens arbetsmiljö och patientsäkerheten. Vårdförbundet gjorde tidigare i höst en paragraf 6:6a-anmälan till Arbetsmiljöverket.

– Den handlar om att risk- och konsekvensanalyser kring införandet inte gjordes ordentligt och åtgärderna varit inte tillräckliga. Medarbetarna har inte heller fått tillräcklig kunskap för att kunna använda systemet, säger Johan Lundin, sjuksköterska och huvudskyddsombud på Vårdförbundet på Södra Älvsborgs sjukhus.

Själv fick Johan Lundin en veckas kurs då han anmält sig att vara coach för systemet under uppstarten, men merparten av dagarna ägnades åt att läsa in sig på ett stort antal pdf:er.

– Jag blev orolig för vad jag hade gett mig in på. Även om vi inte förväntades kunna allt, kändes det inte bra, berättar han.

Övrig personal fick en heldagsutbildning i journalsystemet, åtta timmar, men att det var alldeles för lite för många.

– Programmet vi fick öva i var inte klart och dessutom kunde det ta en timme bara för att logga in i själva systemet. Det var för snålt tilltaget, särskilt om man som jag har läs-och skrivsvårigheter, säger Johan Lundin.

Sedan starten har tre områden krånglar samtidigt. Det handlar om nya användare som inte kan systemet, problem i själva programmet och krångel med tekniken som till exempel etikettskrivare.

– Allt det ska personalen härbärgera samtidigt – och dessutom ta hand om sjuka patienter, säger Johan Lundin.

Skrivit debattartiklar

En annan som larmat om problemen med Millennium är Liv Bolsing, sjuksköterska på Närhälsan i Ulricehamn. Tre debattartiklar har hon skrivit, och fått publicerade i lokaltidningen, om journalsystemet den senaste tiden.

– Jag är van att säga till om det är något jag tycker är fel. Vi har flaggat för det här länge, en tyvärr är det som vi allt oftare talar inför döva öron, säger hon till Vårdfokus.

Precis som Johan Lundin, reagerade Liv Bolsing redan under utbildningsfasen i höstas på att systemet var ovanligt svårjobbat, och framför allt ofärdigt. Så pass att hon inte trodde att det verkligen skulle tas i drift förra veckan.

– Under mina 20 år som sjuksköterska har jag arbetat i några olika system, och visst – alla system har sina brister – men det här har varit något helt annat. Fruktansvärt ologiskt och krångligt, säger Liv Bolsing.

Bra stöd från närmsta cheferna

Hon beskriver det som att journalen vanligtvis brukar guida en vidare, men här är det tvärtom – du måste guida systemet. Som exempelvis vid en telefonrådgivning:

– Innan patienten kunde börja berätta sitt ärende var jag tvungen att skriva in personnumret manuellt, ange jag vem jag var, vilken del av sjukvårdssystemet jag befann mig och så vidare. Det är omöjligt att hinna på sex-sju minuter som vi har avsatt för telefonrådgivning.

Liv Bolsing är nöjd med det stöd hon fått av sina närmsta chefer under införandet och säger att de gjort allt de kunnat för att underlätta för medarbetarna. Kritiken riktar hon uppåt, mot regionledning och ytterst till politikerna.

– Det finns inte någon i vården som inte vill ha en sammanhållen journal. Men att alla regioner ska köpa in sina egna system är helt fel. Nej, skrota Millennium helt och satsa på ett nationellt journalsystem i stället!

Drabbats på olika sätt

Sjukhuset drog ned på vårdplatserna inför starten av Millennium och patienter har dirigerats till andra sjukhus, vilket också inneburit många långa pass för ambulanspersonalen. Johan Lundin vill vara tydlig med att olika yrkesgrupper drabbats olika hårt och gör ingen värdering av det, men ser att öppenvården har haft särskilda utmaningar.

– Systemet har inte klarat av att inte patienterna är inskrivna på sjukhuset, vilket lett till stora problem med tidböcker, väntelistor och hantering remisser och recept. Det har också varit svårt för den palliativa vården som vårdar patienter i hemmet.

Under fredagen kom beskedet från regionen att man skulle pausa användningen av Millennium från och med den 20 november och läkemedelsmodulen med omedelbar verkan. För Johan Lundin, som skulle jobba helg på sin arbetsplats nära-vårdsavdelningen för äldre, innebar det att han och kollegorna fick plocka fram penna och papper.

– Det är som kardexsystemet i gamla tider. Men att skriva för hand innebär ju risker, det kan bli fel.

Sedan klockan 06 i dag onsdag har sjukhuset återgått helt till sitt tidigare journalsystem Melior. Det återstår fortfarande frågetecken kring hur, och av vem, den information som Millennium fått under den vecka det varit i drift ska föras in i Melior. Hur lång pausen blir för Millennium är också oklart.

Problemen hade kunnat undvikas

Under onsdagskvällen bjuder Vårdförbundet vid Södra Älvsborgs sjukhus in till ett möte som är öppet för alla medlemmar för att prata om Millennium. I början av december kommer Arbetsmiljöverket på inspektion med anledning av Vårdförbundets anmälan. Johan Lundin understryker att fokus handlar om arbetsmiljön och själva införandeprocessen. Om journalsystemet Millennium kan fungera igen är Johan Lundin inte rätt person att uttala sig om, menar han. Men en sak är han säker på.

– Hade man arbetat systematiskt med arbetsmiljöfrågorna och risk- och konsekvensanalyserna så hade man kunnat undvika det här. Det är synd att vi hade rätt.

Uppdatering: Vårdfokus har sökt ansvariga för införandet av Millennium i Västra Götalandsregionen för en kommentar. Såväl förvaltningen som regionen önskar avvakta tills den externa granskningen genomförts.