Motiverande chefer viktigt om förändringar ska lyckas

Chefer ska driva igenom förändringar, men många känner sig osäkra och övergivna och har svårt att få med sig medarbetarna på tåget. Med ett nytt verktyg kan cheferna öva på att bli tydligare och mer inspirerande.

Går det verkligen att lära sig att vara inspirerande? Kanske är det inte chefens vassaste gren. Kanske är man som första linjens chef i sjukvården förändringstrött och har fullt upp med att få vardagen att fungera. Om inspirationsförmågan brister tror Anne Richter att det framför allt handlar om ovana. Och att kraven på ständig förändring tynger chefer.

– Men de har faktiskt ingen valmöjlighet. Den komplexa verklighet de verkar inom kräver ständiga förändringar – för patientens bästa. Och det målet är alla som arbetar inom vården överens om.

Anne Richter, organisationspsykolog och forskare vid Karolinska institutet, är en av flera forskare som tagit fram ett program som stödjer chefer vid förändringsarbeten. Inom ramen för forskningsprojektet har omkring 60 chefer deltagit i workshops där de bland annat har fått lära sig metoder för att motivera och inspirera.

Ett mejl räcker inte

I den komplexa hälso- och sjukvården är ständig utveckling en del av verksamheten. Nya riktlinjer, nya behandlingsmetoder och nya idéer om vad som bäst gynnar patienterna kräver förändringar. Chefers stora utmaning är att vara tydliga och lyckas motivera sina medarbetare. Forskningen visar att två tredjedelar av förändringsinsatserna misslyckas. Implementering är svårt.

– En del tror att det räcker med att skicka ett mejl och informera medarbetarna om att ett förändringsarbete ska genomföras för att det ska bli gjort. Det gör det inte. Det är bara ett första steg, säger Anne Richter.

Passar alla förändringar

Lösningen som forskarna erbjuder är ett allmängiltigt metodstöd som kan användas vid alla typer av förändringsarbete. Vare sig initiativet kommer från Socialstyrelsen, ledningen eller från medarbetarna.

Steg ett är att identifiera vad som behöver förändras, nästa steg är att få alla att förstå varför och att vara konkret kring vad förändringen innebär för det dagliga arbetet.

– Det är här förmågan att motivera kommer in. Se till att medarbetarna sätter sig in i, till exempel en ny riktlinje, så att den blir begriplig. Identifiera sedan vad som behövs för att förändringen ska kunna genomföras, säger Anne Richter.

Övat sig på motstånd

Hennes erfarenhet är att chefer teoretiskt vet vad som borde göras för att lyckas, därför har ledarskapsprogrammet var inriktat på övningar i hur det kan gå till. Cheferna har utgått från en verklig implementering från den egna verksamheten och inför varandra tränat på presentationsteknik, motivation och hur man bemöter motstånd.

– 80 procent av tiden har cheferna i forskningsprojektet övat och testat olika saker. Mellan presentationer och rollspel i chefsgruppen har de fått ”hemuppgifter” och tränat på sina respektive arbetsplatser.

Har förändrats

Anne Richter har genomfört den praktiska delen av ledarskapsprogrammet som en del av sitt arbete på Centrum för epidemiologi och samhällsmedicin inom Stockholms läns landsting.

I utvärderingen har både chefer och medarbetare fått bedöma om ledarskapet har förändrats efter programmet. Resultatet visar att deltagarna anser att metoden har varit ”applicerbar i praktiken”. Både chefer och medarbetare kunde också se en viss förändring i ledarskapet.

– Chefernas svar visade att de hade fått en större förståelse för den process som ett förändringsarbete och en implementering alltid är och att de lärde sig att koppla i hop hur de kan använda sitt ledarskap för att underlätta förändringen.