Individuell schemaläggning, ibland kallat önskeschema, är vanligt i svensk sjukvård, till skillnad från ett fast schema, där samma tider återkommer varje period.

Att kunna påverka sina arbetstider har i tidigare forskning visat sig minska stress och gynna återhämtning och välbefinnande, hur nöjd man är med arbetstiderna samt balans mellan arbete och fritid.

Därför menar Anna Dahlgren, forskare på Karolinska institutet, att om individuell schemaplanering görs på rätt sätt kan det innebära ett stort värde för medarbetaren. Men det lägger också ett stort ansvar på både sjuksköterskorna och cheferna för att uppnå hälsosamma och säkra arbetstider.

Inte likadant överallt

Hon är projektledare för en studie om strategier för återhämtning, hälsa och arbetsprestation. Forskargruppen har just presenterat en rapport om individuell schemaläggning.

Anna Dahlgren.jpg
Anna Dahlgren, forskar om vikten av återhämtning för både hälsans och arbetsprestationens skull. Bild: Privat

– Man pratar ofta om önskescheman som om det innebär samma sak överallt och fungerar likadant i processen. Så är det inte, kan vi konstatera. På vissa ställen är schemaläggarna erfarna - på andra inte, på vissa ställen blir det konflikter- inte på andra, säger Anna Dahlgren.

Jämkar och ändrar

Gruppen har gjort intervjuer både med nyutexaminerade sjuksköterskor och schemaläggare på fyra olika sjukhus. Schemaläggarna är de personer som jämkar och ändrar sjuksköterskornas önskescheman mot verksamhetens behov. Det är ofta sjuksköterskor på avdelningen som har schemat som extra uppgift. Men det görs också i enstaka fall av administratörer eller undersköterskor.

Försöker vara rättvis

Det finns sedan tidigare begränsat med forskning om hur personer med ansvar för schemaläggning tänker och resonerar under den period de korrigerar schemat.

– Det framgår av våra intervjuer och fokusgrupper att de gör ett fantastiskt jobb. De försöker utgå från produktionskrav, och samtidigt vara rättvisa och se till individuella människors behov, som att en Maria har keramikkurs på torsdagar. Min känsla är att de behöver uppvärderas, för schemaläggningen är en viktig faktor för återhämtning och hälsa.

I studien önskade sjuksköterskorna sina egna scheman för 5- till 10-veckorsperioder. Sedan jämkades det utifrån de arbetspass som behövde täckas för att verksamheten ska fungera.

Komplicerad process

Forskarna fann att schemaläggningsarbetet ofta var en komplicerad och tidskrävande process. Nyutbildade sjuksköterskor fick sällan någon introduktion till hur de skulle tänka för lägga ett bra schema, som till exempel att inte ta på sig fler arbetspass än de skulle orka med.

– Någon tog alla extrapass hon blev tillfrågad om i början och förstod sedan att det inte var hållbart. Som ny vill man vara tillmötesgående och visa sig duktig. Det kan arbetsgivaren vara medveten om och inte utnyttja.

Vill lära sig mer

En majoritet av sjuksköterskorna uppgav att när de hade arbetat ett tag resonerade de på ett annorlunda sätt, utifrån sin egen trötthet, återhämtning och fritid.

Både schemaläggare och nyutexaminerade sjuksköterskor tycker att det är utmanande att lägga scheman med perspektiv även på återhämtning.

Sjuksköterskorna vill lära sig mer om hur de ska tänka för att få återhämtning när de lägger sitt schema. De vill också ta del av andras erfarenheter. Majoriteten upplever trötthet under arbetstid.

Rätten att välja är viktig

Schemaläggarna tar, när de justerar schemat, hänsyn till en mängd faktorer, som schemats förutsättningar för återhämtning och medarbetarens individuella tolerans för olika skift.

Vad gäller återhämtning så utvärderar schemaläggarna vissa punkter, som antalet nattpass på rad och skiftkombinationen kväll till morgonpass. Men i övrigt överlåter de ansvaret till medarbetarna och betonar deras rätt att välja, vilket också innebär att riskpass förekommer.

De försöker tillgodose medarbetarnas önskeschema så långt det går och se till att justeringarna fördelas rättvist. Just det är en utmaning, och en del efterfrågar mer stöd i att bemöta missnöje med jämkade scheman. På flera avdelningar var det konflikter kring schemat.

Stabil arbetsgrupp

– Det vore intressant att undersöka vilka faktorer som påverkar att schemaläggningen fungerar väl. Är det för att schemaläggarna och sjuksköterskorna är erfarna, för att arbetsgruppen är stabil, eller påverkar ledarskapet?

Två schemaläggare i studien hade informerat om att korta vilotider inte är bra för hälsan på sikt, men tyckte inte att personalen riktigt tagit till sig det.

– Information räcker inte. Man behöver arbetstidslagstiftning, kollektivavtal och policys för avdelningen och diskutera tillsammans. Bestämma hur man ska förhålla sig till riskerna. Det finns riskpass i den här typen av verksamheter. Flera nattpass blir tungt och hur ska man fånga upp det. Det räcker inte med elektroniska varningar som medarbetaren klickar bort.